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INTRODUCCIÓN
 
Requisitos para leer el manual: En primer lugar, recomendamos leer Primeros Pasos en ACRUX" para poder interpretar y manejar el sistema.
 
 
Con este manual aprenderá a utilizar las funciones del módulo SERVICIO DE LIMPIEZA.
Entre ellas podrá:
 
 
 
 
Roles de Usuario: Para ingresar y actualizar la información de este módulo es necesario que el usuario tenga asignado al menos uno de los siguientes roles: PropertyAdministratorHousekeeper.


 

SERVICIO DE LIMPIEZA
 
Para ingresar a este módulo tiene que ir al Menú Lateral y hacer clic en “Servicio de Limpieza”. Este se encuentra dividido en:
 
En el acceso rápido del sistema tiene la posibilidad de ingresar de forma más directa a la función de “Estado de habitaciones”. Para hacerlo debe:
  1. Ir al Menú Superior y hacer clic en VENTANA > ACCESO RÁPIDO.
  2. Cuando aparezca la pantalla de acceso rápido hacer clic en “Estado de habitaciones”.
 
 
 
 
ESTADO DE HABITACIONES
 
SERVICIO DE LIMPIEZA > ESTADO DE HABITACIONES
 
Esta función muestra el estado de las habitaciones para la fecha actual.
 
Al ingresar observará que la pantalla se encuentra dividida en recuadros. Para interpretar la misma hay que tener en cuenta que:
  • La primera columna indica el número del piso en el cual se encuentran las habitaciones que están en esa fila.
  • Cada recuadro representa una habitación determinada y su estado (Limpia, sucia, fuera de servicio, asignada, ocupada, partida esperada, etc.). En el Anexo I, al final de este documento, encontrará un cuadro con las definiciones de cada uno de estos estados.
  • El color de cada habitación es el que se les asignó en CONFIGURACIÓN DEL HOTEL > HABITACIONES a cada tipo de habitación. Ej.: las habitaciones dobles en color rosa.
  • El número que se encuentra en la parte superior izquierda de cada recuadro es el número de la habitación.
 
Cómo modificar el Estado de la Habitación
 
  1. Haga doble clic sobre la habitación, o bien, haga un clic sobre ella y luego en  (Ctrl. + O). Se abrirá la ventana de edición con un campo desplegable.
  2. Seleccione el estado de la habitación (Limpia, sucia, fuera de servicio)
  3. Haga clic en “Aceptar”.
 
 
MANTENIMIENTO
 
SERVICIO DE LIMPIEZA > MANTENIMIENTO
 
Aquí se ingresan y supervisan los controles de mantenimiento de una habitación. Esta función le permite indicar el problema, el período de tiempo que tomaría repararlo, el miembro del personal que lo reporta, a cargo de quién está la reparación y el estado de la habitación durante ese período (Limpia, sucia, fuera de servicio).
 
 
Cómo buscar una habitación o un problema en particular
 
Al ingresar al menú de búsqueda encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una habitación o problema en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta otra manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  • En “Habitación” seleccione la indicada.
  • Marque si se encuentra fuera de servicio.
  • En “Fecha” ingrese la fecha de comienzo del problema. Si es un problema ya resuelto, indique la fecha de finalización.
  • En “Prioridad” indique el nivel de urgencia del problema.
  • En “Motivo” indique el problema que tuvo la habitación.
  • En “Asignado a” seleccione el nombre de la persona que se encontraba a cargo de solucionar el problema.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de habitaciones que coincidan con los parámetros solicitados en la búsqueda.
 
 
 
Cómo reportar un problema
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una habitación o problema en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
  1. Haga clic en  (Ctrl. + O) para abrir la ventana de edición.
  2. Seleccione la habitación con problemas en “Habitación”.
  3. En “Información de bloqueo de habitación por mantenimiento” marque si la misma se encontrará en desuso mientras se soluciona el inconveniente. En el caso de que quede fuera de servicio, indique el período de tiempo que permanecerá sin poder usarse.
  4. En “Estado de la habitación post-bloqueo” seleccione en qué estado quedará la habitación una vez que haya sido solucionado el problema. Esto se reflejará en SERVICIO DE LIMPIEZA > ESTADO DE HABITACIÓN.
  5. En “Reportado por” indique el nombre del miembro del personal que informó sobre el problema.
  6. Seleccione la fecha en la que se reportó el problema.
  7. En “Prioridad” indique la urgencia que se tiene para solucionar el problema.
  8. En “Motivo” indique el problema en sí. Si no aparece dentro de las opciones, ingréselo haciendo clic en  (Ctrl. + N).
  9. En “Asignado a” indique la persona responsable de solucionar el problema.
  10. En “Evolución del Mantenimiento” indique la fecha de comienzo del proceso de mantenimiento y la fecha de su finalización.
  11. Haga clic en “Guardar” (Ctrl. + G) y luego “Cerrar” (Alt. + F4).
  12. Haga clic en “Guardar y Nuevo” (Ctrl. + N) si desea reportar otro inconveniente sin volver al formulario de búsqueda.
 
 
Observaciones: Para poder bloquear una habitación, la misma tiene que estar desocupada. Si está ocupada, los pasajeros deberán ser reasignados a otra habitación para proceder con el bloqueo.
 
 
 
VENTAS
 
SERVICIO DE LIMPIEZA > VENTAS
 
Esta función es utilizada por los puntos de venta que hayan sido asignados al área de Ama de Llaves. Aquí se registran también las ventas realizadas en ellos.
 
 
Cómo buscar una venta ya realizada
 
Al ingresar encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una venta ya realizada.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta otra manera .
2. Para realizar la búsqueda tiene que elegir una o más de las siguientes opciones:
  • Seleccionar un punto de venta.
  • Insertar el número de documento.
  • Ingresar la fecha de venta.
  • Escribir el nombre de huésped.
  • Ingresar la fecha de pago.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. La información que coincida con lo solicitado aparecerá desplegada en la ventana de búsqueda.
 
 
Cómo ingresar una venta
 
1. Haga clic en  (Ctrl. + N) para abrir la ventana de edición de “Ventas”.
2. Seleccione la “Fecha de Venta”.
3. Complete los siguientes campos:
  • “Punto de Venta”
  • “Lista de Precios”
  • “Habitación”
  • “Huésped”
  • “Cliente”
4. Haga clic en “Lista”. Se abrirá una ventana donde deberá seleccionar el cargo buscado.
5. Haga clic en  (Ctrl. + N) para agregar el cargo en el listado de cargos.
6. Repita los pasos 4 y 5 hasta completar todos los cargos correspondientes.
7. Haga clic en “Guardar” y luego en “Cerrar Venta” (Ctrl. + Enter).
8. En “Pago” seleccione el medio a través del cual el pasajero abonará el producto. Haga clic en “Pago” para ingresar la información correspondiente. Si selecciona “cargo a cuenta de la habitación” no verá activado el botón de “Pago”.
9. Haga clic en “Cerrar Venta” (Ctrl. + Enter). Aparecerá el reporte de la venta para imprimir.
 
Si se incorporó un cargo que no corresponde, haga clic en el botón , que figura al costado del cargo, y luego en  para anularlo.
 
 
Observaciones:
La información en CONFIGURACIÓN > PUNTO DE VENTA DEBE ESTAR CARGADA para poder realizar una venta.
 
 
A fin de entender los distintos estados que puede tomar una habitación en una fecha determinada dejamos este cuadro con las descripciones correspondientes de cada uno y las funciones del sistema que producen el cambio de estado:


ANEXO I: RESUMEN DE ESTADOS DE HABITACIONES
 

 
           ESTADO DE HABITACIONES


 
ESTADO
 
DESCRIPCIÓN
 
FUNCIÓN
Vacante
La habitación está vacía en una fecha determinada. En este estado la habitación puede asignarse a otra reserva.
Es el estado inicial.
Asignada
La habitación está asignada a una reserva en una fecha determinada. En este estado la habitación puede re-asignarse a otra reserva.
Asignación de habitaciones
Partida esperada
La habitación está asignada a una reserva cuya fecha de partida está prevista para una fecha determinada. En este estado la habitación puede asignarse a otra reserva.
Asignación de habitaciones
Partida esperada \
Asignada
La habitación está asignada a una reserva cuya fecha de partida está prevista para una fecha determinada, es decir que el huésped tendrá que desocupar habitación ese día y la habitación se encuentra asignada a otra reserva. Este caso podrá presentarse en las temporadas de mayor ocupación del hotel.
Asignación de habitaciones
Partida esperada \
Partida esperada
La habitación está asignada a una reserva cuya fecha de partida está prevista para una fecha determinada, es decir que el huésped tendrá que desocupar habitación ese día y la habitación se encuentra asignada a otra reserva del tipo “Day Use”.
Asignación de habitaciones
Ocupada
La habitación está ocupada en una fecha determinada.
Check In
Check Out esperado
El huésped se encuentra alojado, aún no ha efectuado el Check Out y la partida esta prevista para la fecha actual. En este estado la habitación puede asignarse a otra reserva.
Check In
Check Out esperado \
Asignada
 
El huésped se encuentra alojado, aún no ha efectuado el Check Out y la partida esta prevista para la fecha actual. Esto significa que el huésped tendrá que desocupar habitación este día y habitación y la habitación se encuentra asignada a otra reserva. Este caso podrá presentarse con mayor frecuencia en las temporadas de mayor ocupación del hotel.
Check In \ Asignación de habitaciones
Check Out esperado \
Partida esperada
El huésped se encuentra alojado, aún no ha efectuado el Check Out, la partida esta prevista para la fecha actual y la habitación se encuentra asignada a otra reserva del tipo “Day Use”.
Check In \ Asignación de habitaciones
Limpia
La habitación está limpia en una fecha determinada.
Servicio de Limpieza
Sucia
La habitación está sucia en una fecha determinada.
Servicio de Limpieza
Fuera de servicio
La habitación se encuentra fuera de servicio por mantenimiento en una fecha determinada. Por lo tanto, la habitación se saca de la venta.
Mantenimiento