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INTRODUCCIÓN
 
Requisitos para leer el manual: En primer lugar, recomendamos leer Primeros Pasos en ACRUX" para poder interpretar y manejar el sistema.
 
  
Con este manual aprenderá a utilizar las funciones del módulo RECEPCIÓN.
Entre ellas podrá:
 
 
 
 
Roles de Usuario: Para ingresar y actualizar la información de este módulo es necesario que el usuario tenga asignado al menos uno de los siguientes roles: PropertyAdministrator, Receptionist.
 
Los roles que pueden ver este módulo pero no pueden editarlo son: Booking Manager, Financial, FBManager, AccountExecutive, Manager, Conventions y Trainee.


 

RECEPCIÓN
 
Para ingresar a este módulo tiene que ir al Menú Lateral y hacer clic en “Recepción”. Éste se encuentra dividido en:
 
En el acceso rápido del sistema tiene la posibilidad de ingresar de forma más directa a las funciones de “Estado de Habitaciones” y “Planificador de reservas”. Para hacerlo, en el Menú Superior haga clic en “Ventana” y en “Acceso Rápido”. Cuando aparezca la pantalla de acceso rápido:
 
1. Haga clic en “Recepción” para ingresar a la función de “Estado de Habitaciones”.
2. Haga clic en “Planificador de Reservas” para ingresar a la función de “Planificador”.
 
Observaciones: Para poder cargar este módulo debe haber completado anteriormente la Configuración del Hotel.
 
 
ESTADO DE HABITACIONES
 
RECEPCIÓN > ESTADO DE HABITACIONES
 
Esta función muestra el estado de las habitaciones para la fecha actual.
 
Al ingresar observará que la pantalla se encuentra dividida en recuadros. Para interpretar la misma hay que tener en cuenta que:
  • La primera columna indica el número del piso en el cual se encuentran las habitaciones que figuran en esa fila.
  • Cada recuadro representa una habitación determinada y su estado (Limpia, sucia, fuera de servicio, asignada, ocupada, partida esperada, etc.). En el Anexo I al final de este documento encontrará un cuadro con las definiciones de cada uno de estos estados.
  • El color de cada tipo de habitación es el que se les asignó en CONFIGURACIÓN DEL HOTEL > HABITACIONES > TIPO DE HABITACIÓN. Ej.: la Suite Presidencial clasificada en color naranja.
  • El número que se encuentra en la parte superior izquierda de cada recuadro es el número de la habitación.
 
1. Haga doble clic sobre una habitación ocupada. Se abrirá una ventana con información más detallada acerca de la misma indicando reserva, huésped principal y estadía.
2. En “Servicio de despertador” indique la hora en la que el pasajero desea ser llamado.
3. Haga clic en “Guardar” y luego en “Cerrar”.
 
Observaciones: Sólo podrá ingresar a las habitaciones que tengan como estado "Ocupada".
 
 


PLANIFICADOR

RECEPCIÓN > PLANIFICADOR
 
 
El planificador permite conocer en todo momento el estado de las habitaciones del hotel en una fecha o un rango de fechas determinadas.
 
El planificador se distribuye de la siguiente manera:
  • el margen superior de la cuadrícula contiene el mes, lafecha y días de la semana.
  • el margen izquierdo de la cuadrícula contiene las habitaciones del hotel, junto con su número y tipo.
  • Debajo de la cuadrícula mayor, dividida por una línea, se encuentra el apartado de reservas sin habitación.
  • En el menú de la izquierda se encuentra el registro de pasajeros que arriban o parten el día de hoy.
  • Sobre la grilla y el menú de la izquierda se puede elegir la fecha de visualización del planificador y la cantidad de días para dividir las cuadrículas. La opción “Tipo de habitación” permite filtrar en la cuadrícula el tipo de habitación elegido.
 
 
 
En la foto de arriba se pueden ver los distintos tipos de habitaciones y explicaciones de los diferentes colores de las reservas.
Si hace clic derecho en la cuadrícula, podrá elegir 3 tipos distintos de visualización de la misma: Mínimo, normal o en detalle. Otra forma en la que puede hacer esto es haciendo clic en Ver > Vista en detalle.
 
Al hacer clic en Ver, también podrá ver la pantalla en tamaño completo (haciendo clic en la opción correspondiente o mediante la tecla F11), visualizar 1 semana, 2 semanas o – a partir del día de hoy – la semana anterior a la actual y las 2 semanas siguientes de actividad, y decidir si mostrar o no las reservas canceladas, No Show y registros de habitaciones con Check Out realizado.
 
Para efectuar una reserva desde el Planificador, debe hacer clic en la cuadrícula.
 
Nota: Si efectuó la reserva localmente, podrá ver que dice PMS. Si efectuó la reserva a través de un canal de distribución, dirá TS. Si efectuó la reserva  a través del Booking Engine, dirá BE.
 
El cuadrado que simboliza la fecha y la habitación se pone de color verde oscuro. Arrastre el cuadrado hacia delante, sin soltar, para alargar el número de noches a la reserva. Una vez hecho esto, se abrirá la siguiente ventana:
 
 
 
 
 
 
Esta ventana simplifica el proceso de “pintar” una reserva en la cuadrícula del planificador. Puede ingresar la cantidad de noches de alojamiento más cómodamente seleccionando la fecha de arribo y la fecha de partida correspondiente a la reserva. Luego, debe llenar los datos del pasajero:
 
  • Tratamiento del huésped (Sr., Sra., etc.)
  • Cantidad de adultos
  • Cantidad de niños
  • Cuna (deberá marcar con un tilde si la requiere)
  • Apellido del pasajero
  • Nombre del pasajero
  • Inicial del segundo nombre del pasajero
  • Teléfono
  • E-mail
  • Indique si la reserva es Day Use (el huésped no pasa la noche en el hotel), House Use (uso interno del hotel), o Walk In (el huésped se aloja sin reserva previa)
  • En caso de que se haya reservado en nombre de una agencia de viajes, marque “Agencia” y seleccione la indicada. En caso de que se haya reservado en nombre de una empresa, marque “Empresa” y seleccione la indicada.
  • Ingrese notas u observaciones que considere importantes para tener en cuenta durante la estadía del huésped.
 
Observaciones: Si usted hace clic en la que figura junto al tipo y número de habitación, la reserva quedará sin habitación asignada y la verá en la sección inferior del Planificador. Para más información, vea ASIGNACIÓN DE HABITACIONES.
 
 
 
Haga clic en “Reservar” para reservar con los datos cargados en esa ventana, ÚNICAMENTE CON TARIFA RACK.
 
En caso que necesite ingresar más información sobre el huésped y los métodos de pago (ÚNICAMENTE CON TARIFA RACK) haga clic en “Asistente de Reservas”. Para más información acerca del uso del mismo, vea el módulo RESERVAS.
 
Si hace clic en “Disponibilidad”, podrá reservar una habitación con distintos tipos de tarifas, reservar varias habitaciones para una misma persona, etc. Para más información acerca del uso del mismo, vea el módulo RESERVAS.
 
Para efectuar Check In, solamente haga doble clic sobre la reserva deseada en el menú izquierdo, o un clic sobre la reserva en la cuadrícula.
 
Si está en la cuadrícula y hace un clic sobre una reserva nueva, se abrirá el siguiente panel: 
 

 

 
 
 
 
ASIGNACIÓN DE HABITACIONES
 
Desde esta función el recepcionista puede consultar los arribos previstos a una fecha determinada y asignar las habitaciones correspondientes.
 
 
RECEPCIÓN > ASIGNACIÓN DE HABITACIONES
 
La correcta distribución de reservas en las habitaciones disponibles del hotel es esencial para el manejo de las ventas. Por esta razón, el sistema permite asignar fácilmente las habitaciones acordes a las reservas efectuadas.
 
 
Cómo buscar una reserva
 
Para asignar habitaciones, el usuario deberá ejecutar esta función accediendo a la consulta de arribos previstos en una fecha determinada (Fecha de Check IN).
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá  de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  • Dentro de “Fecha de Arribo” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados pasajeros.
  • Ingrese el número de reserva.
  • Indique el tipo de habitación.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de reservas que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
 
 
Cómo modificar la asignación de una habitación para una reserva
 
Al ingresar a esta función encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  • Dentro de “Fecha de Arribo” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados huéspedes.
  • Inserte el número de reserva.
  • Indique el tipo de habitación.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada tiene que cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. La información que coincida con lo solicitado aparecerá desplegada en la ventana de búsqueda.
5. Haga clic sobre la reserva y luego en (Ctrl. + O) para ingresar a la ventana de edición de asignación de habitaciones. O bien, haga doble clic en la reserva.
6. En “Asignación” indique el número de habitación que se le asignará a esa reserva.
7. En “Control de arribo y partida” se reflejará la información de fecha de arribo, total de noches y fecha de partida del huésped.
8. Haga clic en  “Cerrar”.
 
Observaciones: La confirmación de la habitación que le corresponde a una reserva se realiza en el momento de Check In. La asignación de esa habitación puede editarse.
Los datos que sean cargados en esta función se verán reflejados en RECEPCIÓN > PLANIFICADOR.
 
 
 
 
CHECK IN
 

RECEPCIÓN > CHECK IN
 
Cómo buscar una reserva
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Fecha de Arribo” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados pasajeros.
  2. Ingrese el apellido del huésped.
  3. Indique el número de la reserva.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de Reservas que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
 
 
Cómo realizar el check in de una reserva
 
Observaciones: Para minimizar el ingreso de datos en el proceso de Check In y agilizar el mismo, es posible ingresar sólo la información obligatoria del huésped: Apellido y nombre. La información restante podrá completarla en un proceso posterior, en HUÉSPEDES/CLIENTES > PERFIL DEL HUÉSPED.
 
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
  
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá  de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Fecha de Arribo” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados pasajeros.
  2. Ingrese el apellido del huésped.
  3. Indique el número de reserva.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de Reservas que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
5. Haga doble clic en la reserva buscada para acceder a la ventana de edición de Check In o bien, selecciónela con un clic y luego haga clic en  (Ctrl. + O).
Nota: No se puede efectuar el Check In si no se encuentran todos los tipos de cambio cargados.
6. En la primera ventana:
  • En la parte superior de la misma figura la información de la reserva.
  • En “Asignación de habitación” aparecerá la información correspondiente a la habitación que se le asignó al pasajero. En el caso que no tenga una habitación asignada, podrá elegirla aquí haciendo clic en “Habitación” para elegir el número de habitación. A la derecha, en “Recepción” y “Housekeeping”, aparecerá el estado de la misma. Nota: Si usted le asigna al huésped una habitación que estaba previamente asignada a otra persona, la habitación quedará a cargo de esta última reserva, mientras que la primera dejará de tener un número de habitación establecido.
  • En “Check In” indique la fecha de arribo del pasajero y el horario de ingreso al hotel.
  • En “Tipo de huésped” indique qué clase de huésped es. Ej.: huésped VIP.
  • En “Origen” ingrese el país, estado y ciudad de procedencia del pasajero.
  • En “Destino” ingrese país, estado y ciudad al que se dirigirá el pasajero después de su estadía en el hotel.
  • Haga clic en “Siguiente”.

 

7. En la segunda ventana:
  • En “Política de garantía” aparecerá la política del hotel que garantiza la reserva. Si la reserva fue garantizada, aparecerán los datos del medio de pago que se utilizó para ello.
  • En “Política de depósito” aparecerá la política del hotel para prepagar la reserva. Si la reserva fue garantizada, aparecerán los datos del medio de pago que se utilizó para ello.
  • En “Pago” ingrese si en el momento de Check In el pasajero ha realizado un pago a cuenta del alojamiento o de los extras. Haga clic en “Editar” para ingresar los datos del pago.
  • En “Resumen” se puede verificar el saldo a pagar por el huésped, ya que se indica el monto del prepago realizado por el cliente y el monto de la reserva.
  • Haga clic en “Siguiente”.
8. En la cuarta ventana ingrese los datos correspondientes al huésped principal de la siguiente manera:
  1. Ingrese el tratamiento del huésped.
  2. Ingrese el apellido del huésped.
  3. Ingrese el nombre del huésped.
  4. Ingrese el segundo nombre del huésped.
  5. Indique el tipo de documento del huésped.
  6. Ingrese el número de documento del huésped.
  7. Indique en “Vencimiento” la fecha de vencimiento del documento del huésped.
  8. Ingrese la condición de IVA del huésped (puede ser Consumidor Final, Exento, Monotributo y Responsable Inscripto)
  9. Ingrese el CUIT del huésped si la condición de IVA lo dispone.
  10. Escriba la nacionalidad del huésped.
  11. Indique el sexo del huésped.
  12. Indique la fecha de nacimiento del huésped.
  13. Indique el estado civil del huésped.
  14. En “Profesión” seleccione una opción. En el caso de que no figure la que busca, haga clic en  (Ctrl. + N) para ingresarla.
  15. En “Dirección” seleccione el país, el estado y la ciudad de residencia del huésped. Puede ingresar el barrio, aunque no es obligatorio.
  16. En "Código de mercado" seleccione el nicho de mercado del huésped. Ej.: negocios, placer, etc.
  17. Ingrese la calle, número, piso, apartamento y código postal de la ciudad de residencia del huésped.
  18. En “Teléfono” indique dentro de “Tipo” el uso que se le da al número telefónico y escriba en “Teléfono” el código de ciudad y luego el número telefónico.
  19. Escriba el e-mail del huésped.
  20. En “Tipo de E-Mail” seleccione el uso de la casilla mencionada.
  21. En “Web Site” ingrese la dirección del sitio de Internet de la empresa para la cual trabaja el pasajero, en el caso de que sea un cliente corporativo.
  22. En “Detalles de Partida” ingrese los datos que corresponden al Check Out, indicando el día y el horario en el que el pasajero tiene previsto retirarse del hotel. En “Tipo” seleccione el medio de transporte que el pasajero utilizará para retirarse del hotel. En “Descripción” ingrese información adicional correspondiente al transporte anteriormente mencionado.
  23. Haga clic en “Siguiente”.
 
9. En la cuarta ventana ingrese los datos correspondientes al acompañante (si es que tiene) de la siguiente manera:
  1. Ingrese el tratamiento del huésped.
  2. Ingrese el apellido del huésped.
  3. Ingrese el nombre del huésped.
  4. Ingrese el segundo nombre del huésped.
  5. Indique el tipo de documento del huésped.
  6. Ingrese el número de documento del huésped.
  7. Indique en “Vencimiento” la fecha de vencimiento del documento del huésped.
  8. Ingrese la condición de IVA del huésped (puede ser Consumidor Final, Exento, Monotributo y Responsable Inscripto)
  9. Ingrese el CUIT del huésped si la condición de IVA lo dispone.
  10. Escriba la nacionalidad del huésped.
  11. Indique el sexo del huésped.
  12. Indique la fecha de nacimiento del huésped.
  13. Indique el estado civil del huésped.
  14. En “Profesión” seleccione una opción. En el caso de que no figure la que busca, haga clic en  (Ctrl. + N) para ingresarla.
  15. En “Dirección” seleccione el país, el estado y la ciudad de residencia del huésped. Puede ingresar el barrio, aunque no es obligatorio.
  16. Ingrese la calle, número, piso, apartamento y código postal de la ciudad de residencia del huésped.
  17. En “Teléfono” indique dentro de “Tipo” el uso que se le da al número telefónico y escriba en “Teléfono” el código de ciudad y luego el número telefónico.
  18. Escriba el e-mail del huésped.
  19. En “Tipo de E-Mail” seleccione el uso de la casilla mencionada.
  20. En “Web Site” ingrese la dirección del sitio de Internet de la empresa para la cual trabaja el pasajero, en el caso de que sea un cliente corporativo.
  21. Haga clic en “Cargar” para ingresar los datos del acompañante en la reserva. De necesitar editar algún dato del acompañante, hacer clic en la flecha roja de la grilla de datos que se encuentra debajo. Si desea eliminar al acompañante, haga clic en .
 
Observaciones: Si posee reservas a las que debe efectuarles Check In pero se encuentran fuera de la fecha actual, deberá tener la autorización de un usuario que posea el rol Controller para poder hacerlo. Deberá ingresar el nombre de usuario y contraseña del usuario que tenga asignado ese rol para poder efectuar el Check In correspondiente. El texto de las reservas que estén fuera de fecha se verá de un color gris en comparación al texto de las reservas actuales, que se verá en color negro.
 
 
 
 
TARJETA DE REGISTRO
 
RECEPCIÓN > TARJETA DE REGISTRO
 
Desde esta función el sistema permite generar e imprimir la Tarjeta de Registro del Huésped. Esta Tarjeta hace las veces de contrato entre el huésped y el hotel, requiriendo la firma de ambas partes aceptando las condiciones de contratación.
 
Se generará una tarjeta de Registro por habitación, consignando en ella la información correspondiente a todos sus ocupantes.
 
 
 
 
 Cómo ver la Tarjeta de Registro de un Huésped
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Fecha de Arribo” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados huéspedes.
  2. Escriba el apellido del huésped.
  3. Indique el número de la reserva.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de Reservas que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
5. Haga doble clic sobre la reserva para abrir la Tarjeta de Registro del Huésped.
 
Observaciones: En la tarjeta de registro del huésped, en “Nota al Huésped” aparecerá la información que haya sido cargada en CONFIGURACIÓN DEL HOTEL > CONFIGURACIÓN DE REPORTES > NOTA AL HUÉSPED.
 


LIBRO DE HUÉSPEDES
 
RECEPCIÓN > LIBRO DE HUÉSPEDES
 
Desde esta función se podrá generar el Libro de Huéspedes para una fecha determinada o rango de fechas. Este informe contiene la información de registro por habitación, detallando la identificación de los Huéspedes In House, si la fecha solicitada es la actual o si los huéspedes estuvieron alojados anteriormente.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elija una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Fecha de Búsqueda” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados huéspedes.
  2. Escriba el apellido del huésped.
  3. Marque “In House” si está buscando únicamente pasajeros que se encuentren alojados dentro del hotel. Déjelo vacío si busca pasajeros que se hayan alojado anteriormente.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de pasajeros que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
5. Haga clic en  para abrir el Libro de Huéspedes.
 
 
VENTAS
 
RECEPCIÓN > VENTAS
 
Esta función es utilizada por los puntos de venta que hayan sido asignados al área de Recepción. Aquí se registran también las ventas realizadas en ellos.
 
 
Cómo buscar una venta ya realizada
 
Al ingresar encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  1. En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una venta ya realizada.
  2. En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Para realizarlo tiene que elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Seleccionar un punto de venta.
  2. Escribir el número de documento.
  3. Ingresar la fecha de venta.
  4. Escribir el nombre del huésped.
  5. Ingresar la fecha de pago.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada tiene que cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. La información que coincida con lo solicitado aparecerá desplegada en la ventana de búsqueda.
 
 
Cómo ingresar una venta
 
1. Haga clic en  (Ctrl. + N) para abrir la ventana de edición de Ventas.
2. Seleccione la fecha de venta.
3. Complete los siguientes campos:
  1. “Punto de Venta”
  2. “Lista de Precios”
  3. “Habitación”
  4. “Huésped”
  5. “Cliente”
4. Haga clic en  “Lista”. Dentro de la ventana seleccione el cargo buscado.
5. Haga clic en  (Ctrl. + N) para agregar el cargo en el listado de cargos.
6. Repita los pasos 4 y 5 hasta completar todos los cargos correspondientes.
7. En “Pago” seleccione el medio a través del cual el pasajero abonará el producto.
8. Haga clic en “Cerrar Venta”.
9. Aparecerá el reporte de esa venta para imprimir.
 
Si se incorporó un cargo que no corresponde, haga clic en el botón , que figura al costado del cargo, y luego en  para anularlo.
 
 
Observaciones: La información en CONFIGURACIÓN > PUNTO DE VENTA DEBE ESTAR CARGADA para poder realizar una venta.
 
 
CHECK OUT
 
RECEPCIÓN > CHECK OUT
 
Mediante esta función podrá realizar el llamado cierre de habitación o salida del huésped, es decir que la habitación pasará de estar “Ocupada” a “Vacía” actualizando el inventario de habitaciones a la venta en la fecha en que se produce el Check Out.
 
 
Cómo buscar un huésped alojado para hacer Check Out
 
Al ingresar encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  1. En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  2. En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Fecha de Partida” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinados huéspedes para hacer Check Out.
  2. Escriba el apellido del huésped.
  3. Indique el número de reserva.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de reservas que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
 
 
Cómo realizar el check out de una reserva
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Fecha de Partida” indique en “Desde” y “Hasta” los límites de fecha entre los cuales busca determinadas reservas.
  2. Escriba el apellido del huésped.
  3. Indique el número de la reserva.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de reservas que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
5. Haga doble clic sobre la reserva buscada para acceder a la ventana de edición de Check Out, o bien selecciónela con un clic y luego haga clic en  (Ctrl. + O).
6. Al ingresar a la ventana de edición de check out observará en:
  1. Detalle de reserva: los datos principales del pasajero y de la agencia.
  2. Arribos y Partidas: la fecha de Check In, la fecha de Check Out y la cantidad de noches que se alojó el pasajero.
  3. Folio: el balance en la cuenta del pasajero tiene que ser 0. Si no lo es, haga clic en “Detalles de Folio”.
 
Observaciones: Si posee reservas a las que debe efectuarles Check Out pero se encuentran fuera de fecha, deberá tener la autorización de un usuario que posea el rol Controller para poder hacerlo. Deberá ingresar el nombre de usuario y contraseña del usuario  que tenga asignado ese rol para poder efectuar el Check Out correspondiente. Las reservas que estén fuera de fecha se verán de un color gris en comparación a las actuales, que se verán en color negro.
 
 
Detalles de Folio
 
Si el balance tiene como valor “0” (cero), significa que el pasajero abonó todos los servicios utilizados y su cuenta está saldada.
 
Al ingresar encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentra el menú.  
  • En la parte inferior aparecerán los datos del folio del pasajero.
 
En el menú de la parte superior de la ventana encontrará lo siguiente:
  1. Si el icono figura de esta manera , haga clic para que aparezca el Resumen y el Estado de Cuenta. El icono aparecerá de esta manera .
  2. En  “Cargo” agregue aquellos gastos que aún no aparezcan en “A Pagar por el Huésped”.
  3. En  “Pago” ingrese un monto abonado por el pasajero.
  4. En  “Reembolso” ingrese aquel monto que haya sido devuelto al pasajero.
  5. En  “Descuento” ingrese aquel monto que haya sido descontado de la cuenta del pasajero.
  6. En  “Reporte” podrá ingresar a “Resumen de Folio” donde se encuentra el documento con todos los ingresos y egresos generados por el pasajero. También podrá ingresar a “Reserva”, donde se abre el documento con todos los datos de la reserva del pasajero.

 

 
En la parte inferior de la ventana encontrará que:
  • En “Resumen” aparecerán el Número de Folio, la Habitación, la Tarifa y el Nombre del Huésped.
  • En “Estado de Cuenta” aparecerá la fecha de ingreso y la fecha de Check Out del pasajero. Aquí figurará el valor total de los cargos y los pagos. La diferencia entre ambos aparecerá en “Balance”; para poder realizar el Check Out, este último debe estar en 0.
  • En “A Pagar por el Huésped” figuran los detalles de las consumiciones y los pagos que realizó el pasajero.
 
 
1. Si el balance no se encuentra en 0, utilice los botones que se encuentran en el menú superior de la ventana para generar los ingresos o egresos necesarios para hacerlo.
2. Haga clic en “Cerrar”.
3. Haga clic en “Confirmar Check Out”.
4. Haga clic en  “Cerrar”.
 
 
 
CAMBIO DE HABITACIÓN
 
RECEPCIÓN > CAMBIO DE HABITACIÓN
 
Desde esta función el recepcionista puede, si hay disponibilidad, cambiar a los huéspedes de una habitación a otra.
 
Cómo buscar una habitación específica
 
Al ingresar a encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
1. Si el icono figura de esta manera , presiónelo para que aparezcan los parámetros de búsqueda. El icono aparecerá de esta manera .
2. Elegir una o más de las siguientes opciones:
  1. Dentro de “Estadía” indique en “Desde” en la que el huésped se hospeda y en “Hasta” la fecha en la que el huésped parte del hotel.
  2. Ingrese el apellido del huésped.
  3. Indique el número de la reserva.
3. Marque “Búsqueda Exacta” si la información buscada debe cumplir con todos los requisitos seleccionados.
4. Haga clic en “Buscar”. El sistema desplegará la lista de huéspedes que coincidan con los parámetros solicitados en la ventana de búsqueda.
 
 
 
Cómo cambiar a un huésped de habitación
 
Al ingresar a esta función encontrará que la pantalla se encuentra dividida en dos partes:
  • En la parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda que permiten buscar una reserva en especial.
  • En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda.
 
  1. Haga clic sobre el huésped y luego en  (Ctrl. + O) para ingresar a la ventana de edición. También podrá hacer doble clic en la reserva.
  2. En “Detalle de reserva” verá los datos básicos de la reserva: Número de reserva, huésped, nivel de tarifa, habitación, fecha de arribo, noches y fecha de partida.
  3. En “Habitaciones disponibles para cambios desde…” se reflejará la información del tipo de habitación, la cantidad de habitaciones disponibles, y el número de habitación.
  4. Marque la habitación que desea utilizar para reubicar al huésped. Si hay varias habitaciones disponibles, haga clic en el número de habitación y seleccione el de su preferencia.
  5. Ingrese en “Motivo” la causa por la cual se cambia al huésped de una habitación a otra.
  6. Haga clic en “Confirmar cambio” para guardar los cambios.
 
ANEXO I: RESUMEN DE ESTADOS DE HABITACIONES
 
           ESTADO DE HABITACIONES



 
ESTADO
 
 
 
 
DESCRIPCIÓN
 
 
 
FUNCIONES DONDE APARECEN
Vacante
La habitación está vacía en una fecha determinada. Si la habitación se encuentra en este estado, puede asignarse a otra reserva.
Es el estado inicial.
Asignada
La habitación está asignada a una reserva en una fecha determinada. Si la habitación se encuentra en este estado, puede re-asignarse a otra reserva.
Asignación de habitaciones
Partida esperada
La habitación está asignada a una reserva cuya fecha de partida está prevista para una fecha determinada. Si la habitación se encuentra en este estado, puede asignarse a otra reserva.
Asignación de habitaciones
Partida esperada \
Asignada
La habitación está asignada a una reserva cuya fecha de partida está prevista para una fecha determinada. El huésped debe desocupar su habitación ese día, y al mismo tiempo la habitación se encuentra asignada a otra reserva. Este caso podrá presentarse con más frecuencia en las temporadas de mayor ocupación del hotel.
Asignación de habitaciones
Partida esperada \
Partida esperada
La habitación está asignada a una reserva cuya fecha de partida está prevista para una fecha determinada. El huésped tendrá que desocupar su habitación ese día, y al mismo tiempo la habitación se encuentra asignada a otra reserva del tipo “Day Use”.
Asignación de habitaciones
Ocupada
La habitación está ocupada en una fecha determinada.
Check In
Check Out esperado
El huésped se encuentra alojado, aún no ha efectuado el Check Out, y la partida esta prevista para la fecha actual. Si la habitación se encuentra en este estado, puede asignarse a otra reserva.
Check In
Check Out esperado \
Asignada
 
El huésped se encuentra alojado, aún no ha efectuado el Check Out, y la partida esta prevista para la fecha actual. El huésped tendrá que desocupar su habitación ese día, y al mismo tiempo la habitación se encuentra asignada a otra reserva. Este caso podrá presentarse con más frecuencia en las temporadas de mayor ocupación del hotel.
Check In \ Asignación de habitaciones
Check Out esperado \
Partida esperada
El huésped se encuentra alojado, aún no ha efectuado el Check Out, la partida esta prevista para la fecha actual y la habitación se encuentra asignada a otra reserva del tipo “Day Use”.
Check In \ Asignación de habitaciones
Limpia
La habitación está limpia en una fecha determinada.
Servicio de Limpieza
Sucia
La habitación está sucia en una fecha determinada.
Servicio de Limpieza
Fuera de servicio
La habitación se encuentra fuera de servicio por mantenimiento en una fecha determinada. Por lo tanto, se saca de la venta.
Mantenimiento